Las ocho reglas de oro para exprimir todo el jugo del e-mail

No hay vuelta de hoja: los correos electrónicos hay que gestionarlos porque en medio de toda esa barahúnda de mensajes siempre hay uno o varios de obligada lectura y posterior ejecución.

Ver esa creciente colección de mensajes en negrita en la pantalla de nuestro ordenador nos genera un estrés que puede llevar a la desesperaciónAsí las cosas, ver esa creciente colección de mensajes en negrita en la pantalla de nuestro ordenador nos genera un estrés que puede llevar a la desesperación. No estamos hablando de algo trivial: algunas corporaciones como Atos llegaron a la dramática conclusión de que la gestión de los correos electrónicos entre sus empleados era más costosa que los beneficios que aportaba esta forma de comunicación. Y a grandes males, grandes remedios. De la noche a la mañana la firma eliminó por completo el empleo del e-mail como herramienta de comunicación interna.

Como quiera que esta no deja de ser una decisión drástica que es difícilmente exportable al día a día de cada uno, nos conformaremos con una serie de trucos que aplicándolos con rigor, conseguirán que la gestión del correo sea mucho más eficiente y sobre todo, minimicemos el impacto psicológico del desbordamiento por la saturación de correos. Muchos de ellos son de puro sentido común y otros se aprovechan de servicios más actuales que triunfan en la red:

1. Sin miedo a borrar. Sabiendo que más del 70% del correo electrónico que circula por la red es spam y que otro porcentaje considerable inunda nuestras cuentas con boletines e información comercial, ha llegado la hora de aplicarse, como primera tarea de la jornada, eliminar todo lo que nos sobra. Pero por si todo esto fuera poco, somos víctimas de vicios muy extendidos en el uso del correo: como ponernos con copia en mails que no nos incumben o las clásicas cadenas de chistes o bromas.

2. El campo ‘Asunto’, ese gran ignorado. Cuesta creer, pero algo tan sencillo como un empleo eficiente del campo Asunto que tanto tiempo nos puede ahorrar está, por lo general, mal utilizado. Correos con un lacónico hola o bien con este campo vacío obligan al receptor a abrir el cuerpo entero de la misiva y de un vistazo categorizar su contenido. Describir en tres o cuatro palabras en el asunto la esencia del mensaje es una perla de valor incalculable para quien lo recibe.

La teoría dice que el campo CC (con copia) debe usarse para informar a terceras personas de un contenido que se envía a uno o varios destinatarios. Pero en la práctica muchas organizaciones lo emplean como auténticas vías de eludir responsabilidades3. Emplear gestores de lectura. La máxima en todo momento tiene que ser desbrozar la bandeja de entrada para lograr dejar únicamente pendientes los asuntos importantes o que deban ser abordados de inmediato. En muchas ocasiones nos llegan links de páginas webs, vídeos o incluso archivos adjuntos en la nube, cuya lectura no es urgente. Desviar esta información a los gestores de lectura aligera la bandeja de entrada y contribuye a la priorización, el gran mantra en productividad que allana el camino para un trabajo más eficiente.

4. Evitar el abuso de los CC. Si antes criticábamos el mal uso de una herramienta tan potente como el campo Asunto, otro tanto puede decirse del abuso del famoso CC (con copia). La teoría dice que este campo debe usarse para informar a terceras personas de un contenido que se envía a uno o varios destinatarios. Pero en la práctica muchas organizaciones lo emplean como auténticas vías de eludir responsabilidades, sobre todo si algo se tuerce o sale mal. El famoso “fulanito estaba al corriente” o “ya sabía lo que estaba sucediendo” se convierte en un arma de doble filo: de repente nos encontramos con decenas de correos que no nos incumben directamente, pero que nos obligan a gestionarlos (leerlos, borrarlos, o llevar a cabo alguna acción).

5. Ir al grano. Los anunciantes tienen claro un principio básico: tienen que vender su mensaje en menos de 20 segundos y esta restricción obliga imperativamente a ser eficientes en la comunicación de un mensaje. El tiempo es oro, hoy más que nunca, y no hay tiempo que perder en la redacción de largas epístolas, y mucho menos en leerlas. Por buscar un ejemplo de nuestros días, hay que perseguir la filosofía de Twitter: resumir en muy pocos caracteres lo que se quiere transmitir.

6. Confirmar la lectura. Otro de los vicios más extendidos en el uso del correo electrónico: enviamos un mail con un contenido importante tanto para el remitente como el destinatario, el segundo lo abre, toma nota de su contenido, y lo cierra sin más. ¿Qué sucede? Que el que ha enviado el correo no tiene constancia de que el receptor haya recibido el correo, y peor todavía, que lo haya leído. Esa preocupación ocupa un espacio innecesario en la cabeza del remitente y suma otra tarea a realizar: contactar con esa persona para confirmar la recepción del mensaje. Un simple "ok" o "recibido", siempre que el correo lo demande, ahorra mucho tiempo a todos.

Son muchos los conflictos de orden interno y con clientes a cuenta de este asunto que no es tan trivial como parece. Sin adornarse en exceso, es muy recomendable mantener las formas también con el teclado7. Cuidar las formas. Es posible que uno al cruzarse con el vecino en el portal le salude educadamente y le dé las gracias por sujetarle la puerta, pero al llegar a la oficina y redactar sus correos electrónicos, ni "hola" ni "adiós" ni "gracias". Frases expeditivas y apremiantes que, aunque de forma involuntaria, tienen una alta posibilidad de ofender al destinatario. Son muchos, muchísimos, los conflictos de orden interno y con clientes a cuenta de este asunto que no es tan trivial como parece. Sin adornarse en exceso, pero es muy recomendable mantener las formas también con el teclado.   

8. La regla de los 3 minutos. En este breve listado incluimos esta pequeña gema del conocido método de productividad Getting Things Done de David Allen. Siempre con el horizonte de despejar la bandeja de entrada y dejar pendiente lo realmente importante, una de las reglas del GTD propone que aquellas cosas que podamos resolver en menos de tres minutos, las hagamos de forma inmediata. Trasladando esto al e-mail, aquellos correos que requieran alguna acción que cumpla este patrón (una llamada, una breve consulta, etc.) deben ser atendidos con prioridad y posteriormente eliminados.

Fuente: www.elconfidencial.com José Mendiola