La Ley de Propiedad Horizontal establece en su artículo 14 que la Junta de Propietarios de una comunidad de vecinos tiene la responsabilidad de aprobar el plan de gastos y de ingresos previsible, así como las cuentas correspondientes a cada ejercicio fiscal. Por ello, lo ideal es que la gestión de la finca urbana la realizan empresas especializadas, y que entre sus servicios esté, como no puede ser de otra manera, la contabilidad para comunidades, una cuestión muy importante y relevante. Se trata de un servicio que aporta informes de contabilidad con todos los detalles, ya sean las facturas de proveedores, el estado de las cuentas bancarias, las deudas de propietarios, así como cualquier otra documentación que sea necesaria para que siempre estén claros todos los conceptos y que se sepa adónde va cada céntimo de la comunidad.
Qué cuestiones son imprescindibles
Los administradores de fincas deben ser extremadamente escrupulosos a la hora de gestionar las comunidades de vecinos y de administrar su contabilidad. Por eso lo mejor es contar con una gestoría que tenga experiencia en el sector. Entre los aspectos que hay que llevar para tener la contabilidad de una comunidad al día habría que destacar los siguientes:
Realizar un Plan contable para comunidades
Por una parte, hay que tener presentes las obligaciones contables de la comunidad y establecer un plan contable para su aprobación. Por otra parte, se debe crear un libro de cuentas e implementar un sistema de pagos o cuotas mensuales para la administración de los gastos del día a día, así como efectuar un análisis de las derramas necesarias para hacer frente a gastos no comunes, es decir, aquellos desembolsos puntuales debido a arreglos de urgencia, pintura del edificio, obras, etc.
Presentación de cuentas a la junta de vecinos
Las cuentas de una comunidad de vecinos tienen que presentarse una vez al año a la junta de propietarios. En esa reunión se deberán aprobar dichas cuentas, así como los presupuestos previstos para los próximos 12 meses. La forma de presentar las cuentas suele ser atendiendo a los ingresos, por una parte, (normalmente la suma de las cuotas establecidas de comunidad, más derramas especiales, más subvenciones que se hayan podido recibir o bonificaciones municipales de cualquier tipo) y a los gastos, por otra.
Informar sobre la situación económica real
En estas reuniones donde se pone en común el presupuesto y se conocen con detalle las cuentas de la comunidad es imprescindible que se informe a los propietarios del saldo del que dispone la propiedad, el importe y las cuotas de las posibles derramas, así como otros datos que aporten luz sobre la situación económica real de las cuentas de la comunidad
Beneficios de contratar a especialistas en contabilidad
En suma, contratar a un gestor de fincas que aporte a especialistas en contabilidad de comunidades es una opción muy efectiva para que los vecinos se ahorren múltiples problemas, así como evitar tener que hacer cargo de todas las funciones habría que desempeñar si se lleva la comunidad por parte de los propios vecinos. Por otra parte, serán ellos los que se encarguen de todo lo relativo a las incidencias, problemas, reparaciones de urgencia, gastos, presupuestos anuales, mantenimiento y medidas urgentes, así como del control de impagos y cobro a los morosos.
Por otro lado, los gestores deben presentar recibos mes a mes con sus respectivos soportes bancarios, a través de internet. Los estados de cuenta se elaboran cada tres meses y se lleva a cabo un proceso de buzoneo para informar a los propietarios. Igualmente, se realizan informes con los ingresos y egresos, justificaciones de saldos, detalles y demás recibos pendientes.
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