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Cómo hacer una nota de gastos (papel vs digital)
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Cómo hacer una nota de gastos (papel vs digital)

miércoles 27 de julio de 2022, 15:06h

27JUL22 - MADRID.- Si estás al frente de un proyecto, probablemente ya sepas que es fundamental para su supervivencia mantener el control de los gastos que se realizan porque, si no sabemos gestionar las erogaciones, poco importa cuánto dinero ingrese: a final de cuentas acabaremos no ganando... o debiendo.

Quienes se encuentran en esa misma posición y ya tienen un poco más de experiencia al respecto, suelen apostar entonces por un concepto básico pero que da buenos resultados, la nota de gastos. Básicamente, se trata de un documento en el que quedan asentadas todas las salidas de dinero.

Indispensables para el correcto funcionamiento de cualquier negocio a medio y largo plazo, puede parecerte que las notas de gastos son una pérdida de tiempo, y aunque de ninguna forma lo son, reconocemos que hoy en día es imposible dedicarles la cantidad de horas que nos reclaman.

Dicho esto, y como las necesidades empresariales suelen ser similares independientemente de cada ámbito en el que puedes moverte, queremos centrarnos en una solución moderna, relacionada con las notas de gastos digitales, la evolución de esas notas en papel que se usaban hasta hace poco.

¿Por qué triunfan las notas de gastos digitales?

En principio, las notas de gastos digitales tienen las mismas ventajas que todo lo digital tiene sobre lo analógico, comenzando porque no ocupan espacio, además de que vienen preparadas para que sea muy sencillo rellenar la información necesaria, lo que permite al trabajador que realiza esa erogación, poder justificar la operación con su superior, sin que ninguno pierda tanto tiempo, dedicándose a las tareas que demandan toda su atención y conocimientos especializados.

Por lo tanto, podríamos afirmar que las notas digitales de gastos eran un paso inevitable en esto de llevar una cuenta de los gastos de una compañía, sin que los integrantes de la organización sean perjudicados por una presentación que es muy relevante, pero también absolutamente tediosa.

¿Qué información debe llevar una nota de gastos?

La nota de gastos típica lleva algunos datos indispensables, como los asumidos por un trabajador con fines profesionales, pero también debe cumplir algún requisito para que se considere válida.

Entre ellos, estar vinculado directamente el gasto a la actividad económica de la empresa, adjuntar todos los comprobantes que respalden esas erogaciones, respetarse las políticas de gastos actuales de la firma, etc., y que son fundamentales porque las compensaciones de gastos del trabajo están excluidas de la base de cotización a la Seguridad Social y exceptuadas del gravamen del IRPF.

Una herramienta contra el fraude

Si eres el encargado de un proyecto o negocio, probablemente lo que más te interese sea saber que ésta es, además de lo mencionado, una herramienta muy eficiente contra el fraude, una que puede evitar que tus empleados te estafen pasándote gastos que no han hecho, o exagerando las cifras.

Como puedes ver, las notas de gastos son imprescindibles, no podemos pasar de ellas porque las consecuencias serán demasiado graves, y asimismo contamos hoy con soluciones inteligentes, modernas, que llevan a cabo buena parte del proceso por nosotros, como la de Expensya.

(CN-04)

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