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Cómo organizar un evento corporativo exitoso
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Cómo organizar un evento corporativo exitoso

viernes 04 de agosto de 2017, 01:47h

03AGO17 – MADRID.- Los eventos corporativos tienen cada vez más fuerza, y es que se han convertido en un arma casi infalible para dar a conocer nuestra empresa y nuestro modelo de negocio, así como para afianzar relaciones entre nuestros empleados.

Aunque dichos eventos pueden ser muy variados (reuniones, talleres, congresos, etc.), lo que está claro es que cualquiera de ellos ha de marcar de manera positiva tanto a los clientes que se acerquen como a los trabajadores. Para conseguirlo hay que tener en cuenta no sólo todo lo que se lleve a cabo en el evento en sí, sino también la planificación previa del mismo.

Por eso, organizar un evento corporativo exitoso pasa por fases muy importantes. Si tienes en cuenta todos estos puntos, el próximo evento que organices saldrá a la perfección.

Planificación del evento

Organizar un evento no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana y, por tanto, necesita de una planificación previa para que todo salga bien. Si bien es cierto que cada tipo de evento puede tener unas necesidades mucho más específicas, hay algunos puntos en común para todos ellos.

  • Objetivo del evento

Antes de preparar cualquier evento, hay que tener muy claro cuál es el objetivo del mismo. Hay que saber si se quiere vender algún producto o servicio en concreto, si se quiere fidelizar clientes, entregar un premio, mejorar la relación entre compañeros, etc. En función del objetivo que tenga el evento, se planificará de una manera o de otra, se celebrará en un lugar u otro, y así sucesivamente. Éste es el paso principal antes de ponerse manos a la obra con la organización de un evento corporativo.

  • Lugar y fecha

Sin duda, el lugar y la fecha en la que van a tener lugar el evento es primordial. Hay que aclarar si se quiere hacer un fin de semana en concreto o si debemos ajustarnos a los horarios de trabajo de nuestros empleados o clientes. Tanto el lugar como la fecha influirán de manera directa en la concurrencia y el éxito de nuestro evento; por lo tanto, no pueden elegirse al azar y han de estar muy bien pensado.

  • Asistentes

Conocer el número de personas que acudirán a tu evento es un aspecto esencial, pues en función de ello se contratarán una serie de servicios o no. Además de ello, sería adecuado que le dieras respuesta a una serie de preguntas, tales como: ¿es un evento a nivel interno? ¿acudirá la prensa o no es necesario? ¿se necesitará una entrada o invitación para acudir? ¿se deberá pagar? Toda esta clase de preguntas nos ayudará a tener un mejor control sobre nuestro evento.

  • Comida

Organizar un evento en el que no haya comida es un grave error. Hay que tener en cuenta siempre la contratación de un catering para eventos corporativos, para asegurarnos de que nuestros invitados estén siempre bien servidos y tengan siempre a mano comida de calidad. Así, si nos decidimos a contar con la ayuda de profesionales, tendremos la certeza de ofrecer siempre los mejores platos, avalados por la Agencia Española de Consumo, Seguridad Alimentaria y Nutrición.

Pero en este punto no sólo hay que tener esto en cuenta, sino que la contratación de un tipo u otro de catering dependerá del horario en el que se vaya a dar la comida, ya sea a la hora del desayuno, de la comida o en la cena.

Tampoco se deberá pasar por alto el tipo de evento a organizar, ya que en función de ello se ofrecerá un tipo de comida diferente. Por ejemplo, no es lo mismo contratar un catering para una entrega de premios que un catering de inauguración de un negocio. El catering es, por tanto, uno de los puntos fuertes de cualquier evento corporativo.

  • Diseño y decoración

Por último, con lo que se conseguirá dar el broche de oro a nuestro evento será con la decoración y el diseño del lugar. Es muy importante que la decoración vaya a la par con el objetivo del evento y, sobre todo, con la imagen que la empresa quiera dar. Por ejemplo, en el caso de un evento organizado por una empresa relacionada con la tecnología, la imagen que se querrá mostrar será de innovación y modernidad, por lo que en este caso todos los elementos decorativos deberán ir orientados a este fin.

Teniendo en cuenta estos consejos, la organización del evento será todo un éxito. No hay que dejar escapar ningún detalle y hay que tener siempre en cuenta cuál es el objetivo del evento para que todo baile a su son. Si conseguimos darle respuesta a todos estos puntos y tenerlos perfectamente preparados y previstos, no habrá ningún sobresalto y satisfaremos tanto a empleados como a clientes y visitantes. ¿Preparado para que tu próximo evento corporativo sea un éxito?

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