Estos son 8 puntos que considero son los más importantes al momento de elegir el mejor programa de nómina para tu empresa:
1.- Define tu presupuesto
Si ya has identificado que necesitas contar con un sistema de nómina, tienes que comenzar a investigar cuáles son los que se consideran mejores dentro de la industria y cuáles tienen mayor demanda.
A partir de tu investigación calcula y define tu presupuesto, de acuerdo a lo que tu empresa necesita, verifica si todas las funcionalidades del software son requeridas, pues depende del tamaño de tu empresa si necesitas todas sus funciones o algo más sencillo.
2.- Elige un sistema de fácil funcionamiento
Hacer todo el trabajo de control y operación de las nóminas puede requerir de conocimientos específicos que a veces no se conocen del todo, es por eso que se debe instalar un programa de fácil manejo para evitar complicar más esta actividad.
El tener un sistema más intuitivo, práctico y accesible en su uso mejorará los tiempos y la productividad de la empresa, así como se ahorrará en invertir en constantes capacitaciones.
Esto también será muy útil para que se pueda implementar con mayor rapidez en el área deseada y tenga el visto bueno por parte de tus empleados. Un punto extra es que todo pueda manejarse desde un sistema en la nube para que se pueda acceder más rápido cuando sea y desde cualquier dispositivo.
3.- Encuentra el proveedor adecuado
Un buen proveedor de programas de nómina debe adaptarse constantemente a los cambios que hay dentro de esta área y siempre debe proporcionarte las herramientas e información que necesites al momento.
Debe ser capaz de proporcionar una respuesta inmediata en cuanto a disposiciones fiscales, específicamente de los impuestos, esto para evitar problemas como pagar multas de grandes sumas.
También debe realizar los cálculos correctos de los pagos de salarios, tiene que actualizarse de forma inmediata al hacer modificaciones, ya sea por aumento o reducciones, entre otras funciones que requieras.
4.- Consulta la calidad del servicio
Si ya tienes en mente al proveedor que cumpla con tus requerimientos y también con tu presupuesto, investígalo a fondo.
Conoce desde todas sus funcionalidades, sus planes de contratación, su experiencia en el mercado, consulta testimonios y su experiencia con el programa, si cuentan con servicio de capacitación para el personal y para ti.
Y lo más importante si cuentan con soporte técnico que pueda atenderte en cualquier momento y por diferentes medios de comunicación en caso de un inconveniente.
5.- Pide una demostración
Otro aspecto muy importante que debes considerar es que el proveedor te proporcione una demostración gratuita o por menor precio, esta prueba confirmará si el programa es lo que realmente necesitas.
Esto también ayudará a descartar por completo a aquellos que no te sean útiles o que no cumplan con tus requerimientos y a encontrar el que verdaderamente te funcione.
6.- Verifica que las actualizaciones sean automáticas
Una de las principales funciones con las que debe cumplir un software de este tipo es la de actualizar todas sus herramientas y campos más importantes de forma automática sin necesidad de detener las actividades.
Al hablar de actualizaciones también destacamos que debe notificar y actualizar los cambios dentro de la administración como nuevos contratos o bajas de personal, de esta forma todos los involucrados estarán al tanto y realizarán los movimientos necesarios.
7.- Contrata un sistema que esté al día con la legislación de nóminas
Cuando se trata de temas económicos y laborales es muy importante conocer la legislación vigente, ya que no considerar esto puede traerte problemas.
Es por eso que debes asegurarte que el programa de nómina que elijas está actualizado y te mantendrá informado sobre todos los nuevos acontecimientos en cuanto a estos temas, como por ejemplo, los cambios que ha habido en el teletrabajo en los últimos meses.
8.- Verifica la seguridad
Por último, pero no menos importante verifica que el sistema cumpla con todos los protocolos necesarios de seguridad y privacidad, ya que tratará con información personal de los empleados.
Debes tener la certeza de que estos datos se tratarán con seguridad y se gestionarán de forma correcta y que no tendrás nada de que preocuparte.
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