Como en la gran mayoría de los distintos apartados de la buena gestión de una empresa, la informática y la digitalización han llegado también para ofrecer las mejores herramientas para el buen manejo y optimización de todas las variables que concurren en la gestión y desarrollo del apartado de vacaciones, permisos y ausencias, de los RRHH de una empresa.
En efecto hoy mismo, softwares altamente desarrollados que contemplan todas las necesidades y posibilidades de una empresa y sus empleados, están disponibles como imprescindibles herramientas que permitirán a las empresas ahorrar costos, dinero y mejor aprovechamiento de los recursos tanto humanos como de logística.
Un software de gestión de vacaciones de alto rendimiento deberá garantizar al menos la capacidad para que el gestor pueda:
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Digitalizar las solicitudes de vacaciones
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Administrar su circuito de validación
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Simplificar la gestión de la planificación de las ausencias
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Automatizar el cálculo de las vacaciones
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Gestionar todo tipo de vacaciones y bajas: las anuales, la baja por enfermedad, la baja por maternidad y paternidad, etc.
La gestión del capital humano es una labor clave dentro de una empresa ya que los empleados son el motor que impulsa el negocio. Por eso, hoy en día, es fundamental saber elegir un software de gestión de vacaciones y ausencias para que la máquina funcione siempre al máximo rendimiento y sin que ello suponga un sobreesfuerzo dentro del departamento de Recursos Humanos, ya que saber cómo calcular los días de vacaciones de un trabajador, llevar el control de las ausencias, la gestión de bajas por enfermedad, etc. puede llegar a ser abrumador si no se utilizan las herramientas adecuadas.
De hecho, hasta hace poco, la mayoría de departamentos utilizaban una sencilla plantilla de Excel para el control de vacaciones. Sin embargo las nuevas tecnologías nos permiten evolucionar hacia modelos mucho más eficaces y eficientes: los softwares específicos para la gestión de vacaciones y ausencias.
Beneficios de utilizar un software específico en lugar del antiguo Excel
Las hojas de Excel siguen siendo todavía en algunas empresas, el método más utilizado para la gestión de vacaciones y ausencias. Sin embargo, este programa no fue concebido para esto y, por tanto, presenta ciertas limitaciones:
Excel es una herramienta de gestión totalmente manual. Es decir, tú mismo tienes que crear la hoja e introducir toda la información lo que supone una gran inversión de tiempo y esfuerzo.
La probabilidad de cometer errores es mucho mayor ya que, en algún momento, es bastante fácil que te equivoques al teclear un número.
Las hojas de Excel tradicionales no permiten trabajar en equipo ya que el documento se encuentra alojado en un ordenador y no en la nube.
Para manejar la información o incluso para crear la hoja de cálculo es fundamental tener unos conocimientos mínimos de Excel que no todo el mundo tiene.
En contraposición, tenemos los software para la gestión de vacaciones y ausencias que son herramientas diseñadas específicamente para servir a esta función. ¿Qué ventajas ofrecen?
Automatización de tareas
Un software específico supone la automatización de tareas que permiten trabajar de una manera mucho más ágil. El calendario de vacaciones de cada empleado estará siempre actualizado y podrás ver, de un vistazo, su disponibilidad. Además, se irán descontando automáticamente los días de vacaciones disfrutados para poder saber exactamente cuántos le quedan en cada momento.
Esta misma tarea en una hoja de Excel resulta mucho más compleja. Debes marcar, uno a uno, los días de descanso solicitados por el empleado y actualizar manualmente los que le quedan restantes. Con este sistema es muy fácil cometer un error o tener un despiste que afecta negativamente al empleado en cuestión.
Ahorro de tiempo
Las estadísticas indican que los equipos de RRHH dedican más de 90 días al año a tareas administrativas cuando utilizan sistemas tradicionales como una hoja de Excel.
Utilizar la tecnología para gestionar el capital humano de una empresa te permitirá optimizar los recursos y obtener mejores resultados. Se ha comprobado que con un software específico de recursos humanos se puede ahorrar hasta un 40% del tiempo destinado a tareas puramente administrativas.
Los empleados pueden solicitar a través de la herramienta sus vacaciones y el responsable de Recursos Humanos solo tendrá que aprobarlas o rechazarlas con un clic.
Accesibilidad y trabajo en equipo
Las herramientas de gestión de vacaciones y ausencias se encuentran alojadas en la nube, por lo que es mucho más fácil trabajar en equipo. ¿Por qué? Cada miembro del departamento de Recursos Humanos accede a la plataforma a través de Internet y puede consultar toda la información almacenada que, a su vez, está compartida con el resto de personas del equipo y se actualiza en tiempo real.
Otro de las ventajas de trabajar en la nube, es que que cualquier miembro del departamento de Recursos Humanos podrá acceder al programa desde cualquier lugar y dispositivo. Ya no será necesario estar en la oficina para trabajar, sino que podrás gestionar a tu equipo desde donde quieras y cuando quieras.
Seguridad
Un cifrado específico protege la información almacenada y, además, se realizan backups periódicos por lo que tus datos siempre estarán seguros. Al contrario, un Excel puede borrarse por error o perderse. Estas herramientas te ofrecen información de valor para el negocio como, por ejemplo, tasas de ausencia, rotación de empleados, gastos en nóminas. Este tipo de softwares incorporan un apartado de “Informes y analíticas” donde podrás consultar esta información e, incluso, descargar modelos de informes predeterminados o crear los tuyos propios.
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